關懷記錄要記什麼？一份可以直接用的範本

很多小組長知道「應該要做關懷記錄」，卻不知道具體要寫什麼——寫得太簡單等於沒寫，寫得太詳細又沒有時間持續。這篇文章提供一份實用的範本，涵蓋該記的核心要素。

關懷記錄的七個要素

一份實用的關懷記錄，建議至少包含以下七個欄位：

欄位	說明
日期	這次關懷發生的時間
關懷方式	電話、簡訊、實地探訪、LINE 訊息等
內容摘要	簡短記錄聊了什麼，不需要逐字紀錄
對方的狀態	當下觀察到的情緒或生活狀況
是否需要追蹤	這件事有沒有後續要再關心的部分
代禱事項	對方主動提到或你觀察到需要代禱的事
下一步行動	具體要做的事，例如「下週再問候」「介紹資源」

為什麼「狀態變化」比單一事件更重要

只看單次對話容易漏掉警訊，連續幾週的狀態變化趨勢，往往比單一事件更能反映真正需要關注的訊號。

只記錄單一次對話的內容，容易錯過真正重要的訊號。例如某位組員連續三次聚會都說「還好」，但如果你回頭看記錄，發現他已經連續一個月參與度下降、講話變少，這個「趨勢」本身就是需要關注的警訊，而這種模式只有在持續記錄、事後回顧時才看得出來。

記錄不是為了交差，是為了接得住

關懷記錄的價值不是證明自己有做事，而是讓你或接手的同工，都能快速掌握對方目前的狀況。

關懷記錄常被誤解成「證明自己有做事」的形式，但它真正的價值在於：讓你自己下次見面時能快速記起上次聊到哪裡，也讓萬一交接給其他同工時，對方不用從零開始重新認識這個人。一份好的記錄，應該讓任何一位看到的同工，都能在幾分鐘內掌握這個人目前的狀況與需要留意的地方。

常見的記錄方式比較

常見的記錄方式各有取捨：紙本上手快但難搜尋，試算表能統計卻不便手機操作，App 好用但需要熟悉介面。

方式	優點	限制
紙本筆記本	上手快、不用學新工具	不易搜尋、無法多人共用、容易遺失
Excel／試算表	可自訂欄位、方便統計	手機上操作不便，記錄門檻較高
專用 App	自動整理、可設提醒與共用	需要花時間熟悉介面

各種方式沒有絕對的對錯，重點是「你會不會持續使用」。如果紙本已經用得很順手，也沒有多人協作或搜尋的需求，不需要為了追求「系統化」而硬換工具；但如果小組人數變多、記錄量開始難以翻找，換成可搜尋、可共用的工具通常能省下不少時間。

範本可以怎麼用

不管用紙本、Excel 或 App，都可以直接套用七欄位範本，每次關懷後花一兩分鐘記錄即可。

如果你目前用紙本或 Excel 記錄，可以直接用上面的七欄位表格建一份範本，每次關懷後花一兩分鐘填寫。如果小組人數較多、想要系統化管理與自動生成報表，也可以考慮專門設計給小組長使用的工具。

常見問題